Süreç Yönetimi
1. AMAÇ, KAPSAM VE GELİŞİM
Bu belge, Kilis 7 Aralık Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi İktisar Bölümünde (bundan sonra “Bölüm”) yürütülen süreçlerin tanımlarını, sorumlularını, girdi ve çıktılarını, iş akış adımlarını, risklerini ve performans göstergelerini yazılı hâle getirmek; böylece faaliyetlerin tanımlı, izlenebilir, ölçülebilir ve sürekli iyileştirmeye açık biçimde yürütülmesini sağlamak amacıyla hazırlanmıştır.
Belge, Yükseköğretim Kalite Kurulu (YÖKAK) Kurumsal Dış Değerlendirme ve Akreditasyon Ölçütlerinde yer alan Liderlik, Yönetişim ve Kalite; Eğitim ve Öğretim; Araştırma ve Geliştirme; Toplumsal Katkı ana başlıkları ile Üniversitemiz Kalite El Kitabının “Süreç Yönetimi” bölümü esas alınarak yapılandırılmıştır. Her ana süreç için Planla–Uygula–Kontrol Et–Önlem Al (PUKÖ) döngüsüne uygun olarak planlama, uygulama, izleme ve iyileştirme aşamaları tanımlanmış; alt süreçlerin sorumlu ve uygulayıcıları, kapsam ve amacı, girdileri, çıktıları, faaliyetleri, performans göstergeleri ve paydaşları belirlenmiştir.
Kapsam: Belge, Bölüm Başkanlığı, Bölüm Kurulu, Bölüm Kalite Komisyonu ve alt komisyonları ile Bölümün tüm öğretim elemanlarını kapsar. Fakülte Dekanlığı, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Kalite Koordinatörlüğü ve diğer üniversite birimleriyle kesişen süreçlerde Bölümün sorumluluk alanı ile sınırlıdır; bu birimlerin kendi iş akışlarına atıf yapılır.
Gelişim: Belge taslağı Bölüm Kalite Komisyonu tarafından, Üniversitemiz Kalite Koordinatörlüğünün birimler için öngördüğü süreç yönetimi dokümanı formatı ve Bölümün mevcut İş Akış Takvimi, komisyon görev tanımları ve Öz Değerlendirme Raporları esas alınarak hazırlanmış; Bölüm Kurulunda görüşülerek Versiyon 1.0 olarak Bölüm web sayfasının Kalite › Yönetim Sistemleri › Süreç Yönetimi sekmesinde ilan edilmiştir. İç ve dış paydaş geri bildirimleri ile yıllık gözden geçirme sonuçları doğrultusunda yapılacak düzeltmeler yeni versiyon numarası ile yayımlanacaktır.
2. DAYANAK
Bu belge aşağıdaki mevzuat ve kurumsal belgelere dayanılarak hazırlanmıştır:
- 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu
- Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği
- YÖKAK Kurumsal Dış Değerlendirme ve Akreditasyon Ölçütleri (güncel sürüm)
- Yükseköğretim Kurumlarında Ön Lisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yan Dal ile Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik
- Kilis 7 Aralık Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği
- Kilis 7 Aralık Üniversitesi Kalite Güvencesi Yönergesi ve Kalite El Kitabı (2025)
- Kilis 7 Aralık Üniversitesi 2023–2027 Stratejik Planı
- Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ve Üniversite İç Kontrol Eylem Planı
- Sosyal, Beşerî ve Temel Bilimler Akreditasyon ve Rating Derneği (STAR) Öz Değerlendirme Ölçütleri
- Bölüm Kalite Komisyonu ve Alt Komisyonları Görev Tanımları; Bölüm İş Akış Takvimi
3. TANIMLAR
Bu belgede geçen;
|
Terim
|
Tanım
|
|
Birim
|
İktisat Bölümünü ifade eder.
|
|
Süreç
|
Amaçlanan bir çıktıyı elde edebilmek için çeşitli girdiler üzerinde değer katan, birbiriyle ilişkili faaliyet ve adımların tümüdür.
|
|
Ana Süreç
|
Hiyerarşik olarak üst seviyede yer alan ve YÖKAK ölçüt başlıklarıyla eşleşen süreçlerdir (Liderlik, Yönetişim ve Kalite; Eğitim ve Öğretim; Araştırma ve Geliştirme; Toplumsal Katkı; Destek Süreçleri).
|
|
Alt Süreç
|
Ana süreçlerin altında yer alan, belirli bir iş akışıyla tanımlanan süreçlerdir.
|
|
Kritik Süreç
|
Bölümün stratejik hedefleri ve dış değerlendirme ölçütleriyle doğrudan ilişkili, iyileştirmede önceliğe sahip süreçlerdir.
|
|
Girdi
|
Süreci gerçekleştirmek için gereken insan, bilgi, belge, teknoloji ve kaynaklardır.
|
|
Çıktı
|
Süreç sonunda elde edilen sonuç, karar, belge veya hizmettir.
|
|
Süreç Sorumlusu
|
Süreci tanıyan, yöneten, performansını izleyen, iyileştirmelerini yapan ve yayılmasını sağlayan kişi veya kuruldur.
|
|
Süreç Uygulayıcıları
|
Tanımlanan iş akışındaki görev ve sorumlulukları yerine getiren kişilerdir.
|
|
Paydaş
|
Süreçten etkilenen veya süreci etkileyen iç (öğrenci, öğretim elemanı, idari personel, Dekanlık, üniversite birimleri) ve dış (mezunlar, kamu kurumları, yerel yönetimler, STK’lar, işverenler) tarafları ifade eder.
|
|
Süreç Riski
|
Sürecin amaçlanan çıktıyı zamanında, eksiksiz ve mevzuata uygun biçimde üretmesini engelleyebilecek olası aksaklıklardır.
|
|
Performans Göstergesi
|
Sürecin etkinlik ve verimliliğini ölçmek için belirlenen nicel veya nitel ölçütlerdir.
|
|
PUKÖ Döngüsü
|
Planla–Uygula–Kontrol Et–Önlem Al adımlarından oluşan sürekli iyileştirme döngüsüdür.
|
|
Kanıt
|
Sürecin gerçekleştirildiğini gösteren kurul kararı, tutanak, rapor, form, anket sonucu, yazışma ve benzeri nesnel belgelerdir.
|
|
ÖDR / BİDR
|
Bölüm Öz Değerlendirme Raporu / Birim İç Değerlendirme Raporunu ifade eder.
|
|
OBS / EBYS / BKYS
|
Öğrenci Bilgi Sistemi / Elektronik Belge Yönetim Sistemi / Memnuniyet Yönetim Sistemi uygulamalarını ifade eder.
|
4. BÖLÜMDE SÜREÇ YÖNETİMİ ORGANİZASYONU
Bölümde süreç yönetimi; Bölüm Başkanlığının stratejik koordinasyonu altında, Bölüm Kurulu, Bölüm Kalite Komisyonu ve alt komisyonlar aracılığıyla yürütülür. Bölüm Kalite Koordinatörü süreç takibini ve uygulamayı koordine eder; Kalite Belgelendirme ve Arşiv Sorumlusu süreç kanıtlarının kayıt altına alınmasını sağlar. Üniversite düzeyinde Kalite Koordinatörlüğü ve Kalite Komisyonu ile Fakülte Kalite Komisyonu, Bölümün süreç yönetimi çalışmalarının üst çerçevesini oluşturur.
4.1. Roller ve Sorumluluklar
|
Rol / Organ
|
Süreç Yönetimindeki Sorumluluğu
|
|
Bölüm Başkanı
|
Süreç yönetimi politikasını belirler; Süreç Yönetimi Belgesini onaylayarak yürürlüğe koyar; komisyonlar arası kaynak tahsisi, önceliklendirme ve yıllık takvim planlamasını yapar; süreç performansına ilişkin üst düzey raporları Dekanlığa ve Üniversiteye sunar.
|
|
Bölüm Başkan Yardımcısı
|
Eğitim-öğretim ana sürecinin ve alt süreçlerinin (ders dağılımı, danışmanlık, ölçme-değerlendirme, program izleme) sorumlusudur; PÖÇ/PEA izleme ve güncelleme döngüsünü yönetir. Araştırma, uluslararasılaşma ve paydaş ilişkileri süreçlerinin koordinasyonundan sorumludur; personel görevlendirme ve iletişim süreçlerini yürütür.
|
|
Bölüm Kalite Komisyonu / Kalite Koordinatörü
|
Ana ve alt süreçlerin belirlenmesi, sınıflandırılması ve iş akışlarının hazırlanması; performans göstergelerinin izlenmesi ve sapma analizi; iyileştirilecek süreçlerin belirlenip önceliklendirilmesi; ÖDR/BİDR koordinasyonu; web sayfasının Kalite sekmesinin güncellenmesi.
|
|
Alt Komisyonlar
|
Kendi alanındaki alt süreçlerin uygulayıcısıdır; iş akışlarını yürütür, tutanak ve raporlarını Kalite Koordinatörüne iletir; iyileştirme önerilerini Bölüm Kuruluna sunar.
|
4.2. Süreç Sorumlusu Komisyonlar
Bölümde görev yapan komisyon ve kurullar ile sorumlu oldukları süreç alanları aşağıda verilmiştir. Komisyonların güncel üye listesi Bölüm web sayfasında (Kalite › Bölüm Kalite Komisyonları) yayımlanır.
|
Komisyon / Kurul
|
Sorumlu Olduğu Süreç Alanı
|
İlgili Ana Süreç
|
|
Kalite Komisyonu
|
Kalite güvence sistemi, süreç yönetimi, ÖDR/BİDR, PUKÖ eylem planı
|
Liderlik, Yönetişim ve Kalite
|
|
Eğitim-Öğretim Alt Komisyonu / Eğitim Komisyonu
|
Program tasarımı ve güncelleme, PÖÇ–ders kazanım uyumu, iş yükü/AKTS, ders dağılımı, ölçme-değerlendirme
|
Eğitim ve Öğretim
|
|
Muafiyet ve İntibak Komisyonu
|
Ders muafiyeti, intibak, yatay geçiş ve ÇAP/yan dal intibakları
|
Eğitim ve Öğretim
|
5. SÜREÇ HİYERARŞİSİ VE SÜREÇ ENVANTERİ
Bölüm süreçleri, YÖKAK ölçüt başlıklarıyla uyumlu dört ana süreç ile bunları destekleyen Destek Süreçleri olmak üzere beş grupta sınıflandırılmıştır. Her alt sürece bir süreç kodu verilmiş; süreç sorumlusu, uygulayıcıları ve temel kanıtları tanımlanmıştır. Kritik süreçler (★) dış değerlendirme ölçütleri ve Bölümün stratejik hedefleriyle doğrudan ilişkili olup iyileştirmede önceliklidir.
5.1. Ana Süreçler
|
Kod
|
Ana Süreç
|
Kapsam ve Amaç
|
Süreç Sorumlusu
|
|
A
|
Eğitim ve Öğretim
|
Lisans programının tasarımı, yürütülmesi, izlenmesi ve güncellenmesi; öğrenci kabulü, danışmanlık, ölçme-değerlendirme, öğrenme kaynakları ve öğretim kadrosunun geliştirilmesi.
|
Bölüm Başkan Yardımcısı (Eğitim-Öğretim)
|
5.2. Alt Süreç Envanteri
|
Kod
|
Alt Süreç
|
Süreç Sorumlusu
|
Uygulayıcılar
|
Temel Kanıtlar
|
|
A.1 ★
|
Kalite Güvence Sisteminin Yönetimi ve Öz Değerlendirme (ÖDR/BİDR)
|
Kalite Koordinatörü
|
Kalite Komisyonu, alt komisyonlar
|
ÖDR, BİDR, komisyon tutanakları
|
|
A.2
|
Misyon, Vizyon, Politika ve Stratejik Hedeflerin İzlenmesi
|
Bölüm Başkanı
|
Bölüm Kurulu, Kalite Komisyonu
|
Bölüm Kurulu kararları, hedef izleme tablosu
|
|
A.3
|
İç Kontrol ve Risk Yönetimi
|
Birim İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kom. Bşk.
|
Komisyon üyeleri
|
Risk kayıt formu, hassas görev listesi
|
|
A.4
|
Bilgi Yönetimi ve Kamuoyunu Bilgilendirme
|
Kalite Koordinatörü
|
Web sorumlusu, Arşiv Sorumlusu
|
Web sayfası güncelleme kayıtları, duyurular
|
|
A.5
|
İnsan Kaynakları: Görevlendirme ve Yetkinlik Geliştirme
|
Bölüm Başkanı
|
Bşk. Yrd., Bölüm Kurulu
|
Görevlendirme yazıları, eğitim katılım belgeleri
|
|
B.1 ★
|
Ders Dağılımı ve Ders Programı Hazırlama
|
Bşk. Yrd.
|
Bölüm Kurulu, Bölüm Sekreteri
|
Bölüm Kurulu kararı, ders programı, OBS kaydı
|
|
B.2 ★
|
Ders Kayıt ve Akademik Danışmanlık
|
Bşk. Yrd.
|
Danışman öğretim elemanları
|
OBS onayları, danışman görüşme kayıtları
|
|
B.3
|
Ders Muafiyet, İntibak ve Yatay Geçiş İşlemleri
|
Muafiyet ve İntibak Kom. Bşk.
|
Komisyon üyeleri
|
Komisyon raporu, Bölüm Kurulu ve FYK kararları
|
|
B.4
|
Çift Anadal / Yan Dal Süreçleri
|
Bşk. Yrd.
|
Eğitim Komisyonu, Muafiyet-İntibak Kom.
|
ÇAP protokolleri, ders planları, kabul listeleri
|
|
B.5 ★
|
Program Çıktılarının İzlenmesi ve Programın Güncellenmesi
|
Eğitim-Öğretim Alt Kom. Bşk.
|
Komisyon üyeleri, ders sorumluları
|
PÖÇ–ders matrisi, Bologna bilgi paketi, güncelleme kararları
|
|
B.6 ★
|
Ölçme ve Değerlendirme
|
Bşk. Yrd.
|
Ders sorumluları
|
Sınav programları, not girişleri, itiraz kayıtları
|
|
B.7
|
Öğrenme Kaynakları, Dezavantajlı Gruplar ve Öğrenci Destek Hizmetleri
|
Bşk. Yrd.
|
Danışmanlar, Topluluk danışmanı
|
Oryantasyon programı, destek kayıtları, etkinlik raporları
|
|
C.1
|
Proje Başvuruları ve Araştırma Kaynaklarının Yönetimi
|
Bşk. Yrd.
|
Öğretim elemanları
|
BAP/TÜBİTAK başvuru ve sonuç kayıtları
|
|
D.1
|
Yazışma, Belge ve Arşiv Yönetimi
|
Bölüm Başkanı
|
Bölüm Sekreteri, Arşiv Sorumlusu
|
EBYS kayıtları, arşiv listesi
|
|
D.3
|
Web Sayfası ve İş Akış Takviminin Güncellenmesi
|
Kalite Koordinatörü
|
Web sorumlusu
|
Güncel İş Akış Takvimi, sayfa güncelleme kayıtları
|
6. PUKÖ DÖNGÜSÜ VE SÜREÇ YÖNETİM MODELİ
Bölümde tüm süreçler PUKÖ döngüsü esas alınarak yönetilir. Döngünün her aşaması için Bölüm düzeyinde sorumlular, araçlar ve çıktılar aşağıda tanımlanmıştır. Döngü, akademik yıl temelinde işletilir; yıl sonunda yapılan gözden geçirme bir sonraki yılın planlama girdisini oluşturur.
|
Aşama
|
Bölümde Yapılanlar
|
Sorumlu
|
Araç / Kanıt
|
|
PLANLA
|
Yıllık İş Akış Takviminin hazırlanması; komisyon faaliyet planlarının ve PUKÖ Eylem Planının oluşturulması; süreç hedef ve göstergelerinin belirlenmesi; stratejik plan ile uyumun gözden geçirilmesi.
|
Bölüm Başkanı, Kalite Koordinatörü, komisyon başkanları
|
İş Akış Takvimi, PUKÖ Eylem Planı, hedef kartları
|
|
UYGULA
|
Alt süreçlerin iş akışlarına uygun olarak yürütülmesi; kararların Bölüm Kurulunda alınması; faaliyetlerin kanıtlarının üretilmesi ve arşivlenmesi.
|
Alt komisyonlar, öğretim elemanları, Bölüm Sekreteri
|
Kurul kararları, tutanaklar, formlar, OBS/EBYS kayıtları
|
|
KONTROL ET
|
Performans göstergelerinin dönem sonunda ölçülmesi; anket ve geri bildirim sonuçlarının analizi; komisyon raporlarının Kalite Komisyonunda değerlendirilmesi; ÖDR/BİDR hazırlanması; iç kontrol izleme.
|
Kalite Komisyonu
|
Dönem/yıl sonu komisyon raporları, anket analizleri, ÖDR
|
|
ÖNLEM AL
|
Sapma ve iyileştirme alanlarının belirlenmesi; düzeltici-önleyici faaliyetlerin kararlaştırılması; iş akışlarının ve bu belgenin revize edilmesi; sonuçların paydaşlarla paylaşılması.
|
Bölüm Kurulu, Kalite Komisyonu
|
İyileştirme kararları, revizyon kayıtları, web duyuruları
|
Süreç yönetimi kapsamında Bölüm Kalite Komisyonunun görevleri şunlardır:
- Ana ve alt süreçlerin belirlenmesi, sınıflandırılması ve ilgili paydaşlarla birlikte iş akışlarının hazırlanması; süreçlere ait performans göstergeleri ve hedeflerin gözden geçirilmesi,
- Süreçler arası ilişkilerin ve komisyonlar arası bilgi akışının yönetilmesi,
- Güncellenecek ve iyileştirilecek süreçlerin belirlenmesi ve önceliklendirilmesi,
- Süreç performansına ilişkin değerlendirmelerin Bölüm Kuruluna, Dekanlığa ve Kalite Koordinatörlüğüne iletilmesi,
- Süreç Yönetimi Belgesinin yılda en az bir kez gözden geçirilerek gerektiğinde yeni versiyonunun yayımlanması.
7. SÜREÇ KARTLARI VE İŞ AKIŞLARI
Bu bölümde Bölümün kritik ve öncelikli alt süreçleri için süreç kartları yer almaktadır. Her kart; sürecin sorumlusu, uygulayıcıları, paydaşları, girdi ve çıktıları, dayanağı, riskleri ve performans göstergelerini; ardından sorumlu–faaliyet–doküman–süre tablosunu ve iş akışını içerir. İş akışlarında sarı zeminli satırlar karar noktalarını, yeşil zeminli satırlar sürecin başlangıç ve bitişini gösterir. Tarihler Bölüm İş Akış Takvimi ve Akademik Takvim ile her yıl güncellenir.
7.1. Ders Dağılımı ve Ders Programı Hazırlama
|
Alan
|
Açıklama
|
|
Süreç Kodu / Ana Süreç
|
B.1 ★ / Eğitim ve Öğretim
|
|
Birim
|
İİBF İktisat Bölümü
|
|
Süreç Sorumlusu
|
Bölüm Başkan Yardımcısı (Eğitim-Öğretim)
|
|
Uygulayıcılar
|
Bölüm Başkanı, Bölüm Kurulu, Eğitim Komisyonu, Bölüm Sekreteri
|
|
Paydaşlar
|
Öğretim elemanları, öğrenciler, Dekanlık, Fakülte Yönetim Kurulu, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı (ÖİDB), ortak ders veren birimler
|
|
Toplam Süre
|
Yaklaşık 40 gün (dönem başlamadan önce; Güz için Ağustos–Eylül, Bahar için Ocak)
|
|
Süreç Tanımı ve Amacı
|
Güz ve Bahar dönemlerinde açılacak derslerin, ders sorumlularının ve haftalık ders programının Bölümün eğitim-öğretim planına, öğretim elemanı yüküne ve derslik kapasitesine uygun olarak belirlenmesi ve OBS’ye işlenmesi sürecidir.
|
|
Girdiler
|
Akademik Takvim; Dekanlık ders dağılımı talep yazısı; güncel eğitim-öğretim planı; öğretim elemanı ders yükü bilgileri; derslik listesi; bir önceki dönemin öğrenci geri bildirimleri
|
|
Çıktılar
|
Bölüm Kurulu ders dağılım kararı; Fakülte Yönetim Kurulu kararı; haftalık ders programı; OBS’de tanımlanmış ders ve şubeler; web sayfasında ilan edilen ders programı
|
|
İlgili Mevzuat / Dokümanlar
|
2547 sayılı Kanun; KİYÜ Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği; Ders Yükü Tespiti ve Ek Ders Ücreti Esasları; Bölüm İş Akış Takvimi
|
|
Süreç Riskleri
|
Ders dağılımında gecikme; öğretim elemanı yükünün dengesiz dağılması; derslik/saat çakışmaları; ortak zorunlu derslerde görevlendirme cevabının gecikmesi; OBS’ye hatalı/eksik giriş
|
|
Performans Göstergeleri
|
Ders dağılımının takvimde belirtilen tarihte tamamlanma oranı (%100 hedef); dönem başından sonra yapılan program değişikliği sayısı; ders programı çakışma sayısı (hedef 0); öğretim elemanı başına ortalama haftalık ders yükü
|
İş Akış Adımları
|
Sıra
|
Sorumlu
|
Faaliyet
|
İlgili Doküman
|
Süre
|
|
1
|
Dekanlık
|
Akademik Takvime göre ders dağılımlarının yapılmasını Bölüm Başkanlığından ister
|
Üst yazı (EBYS)
|
—
|
|
2
|
Bşk. Yrd. (Eğitim-Öğretim)
|
Açılacak dersleri ve taslak ders dağılımını öğretim elemanlarının uzmanlık ve yük dengesini gözeterek hazırlar
|
Eğitim-öğretim planı, ders yükü tablosu
|
5 gün
|
|
3
|
Bölüm Başkanlığı
|
Diğer birimlerden alınacak dersler için görevlendirme talebini Dekanlığa iletir
|
Üst yazı
|
1 gün
|
|
4
|
Dekanlık / ilgili birim
|
Görevlendirme talebi karşılanır, cevap yazısı Bölüme sevk edilir
|
Üst yazı
|
10 gün
|
|
5
|
Bölüm Kurulu
|
Ders dağılımı ve haftalık ders programı görüşülür ve karara bağlanır
|
Bölüm Kurulu kararı
|
5 gün
|
|
6
|
Bölüm Başkanlığı
|
Karar Dekanlığa üst yazıyla sunulur
|
Üst yazı + kurul kararı
|
1 gün
|
|
7
|
Fakülte Yönetim Kurulu
|
Ders dağılımı karara bağlanır; ÖİDB’ye ve Bölüme bildirilir
|
FYK kararı
|
5 gün
|
|
8
|
Bölüm Sekreteri / Birim Öğrenci İşleri
|
Dersler, şubeler ve ders programı OBS’ye işlenir; program web sayfasında ilan edilir
|
OBS kaydı, web duyurusu
|
7 gün
|
|
9
|
Öğretim elemanları
|
Dağılım tebliğ edilir; itiraz varsa Bölüm Kurulu yeniden değerlendirir
|
Tebliğ yazısı / dilekçe
|
3 gün
|
İş Akışı
|
BAŞLA: Dekanlığın ders dağılımı talep yazısı
|
|
Taslak ders dağılımının ve ders programının hazırlanması
|
|
Karar: Diğer birimlerden görevlendirme gerekli mi? → EVET: Dekanlık aracılığıyla talep ve cevap yazısı / HAYIR: devam
|
|
Bölüm Kurulunda görüşülmesi ve karara bağlanması
|
|
Kararın Dekanlığa sunulması ve Fakülte Yönetim Kurulunda onaylanması
|
|
Kararın ÖİDB’ye bildirilmesi ve öğretim elemanlarına tebliği
|
|
Karar: Öğretim elemanı itirazı var mı? → EVET: Bölüm Kurulu yeniden değerlendirir / HAYIR: devam
|
|
Derslerin ve programın OBS’ye işlenmesi; web sayfasında ilanı
|
|
BİTİŞ: Kanıtların (kurul kararları, program) arşivlenmesi
|
7.2. Ders Kayıt ve Akademik Danışmanlık
|
Alan
|
Açıklama
|
|
Süreç Kodu / Ana Süreç
|
B.2 ★ / Eğitim ve Öğretim
|
|
Birim
|
İİBF İktisat Bölümü
|
|
Süreç Sorumlusu
|
Bölüm Başkan Yardımcısı
|
|
Uygulayıcılar
|
Akademik danışmanlar (sınıf danışmanları), Bölüm Sekreteri
|
|
Paydaşlar
|
Öğrenciler, Dekanlık, ÖİDB, Muafiyet ve İntibak Komisyonu
|
|
Toplam Süre
|
Yaklaşık 15 gün (Akademik Takvimdeki kayıt yenileme ve ekle-sil haftaları)
|
|
Süreç Tanımı ve Amacı
|
Öğrencilerin her dönem başında OBS üzerinden ders kaydı yapmasının, danışman tarafından kontrol edilerek onaylanmasının ve dönem boyunca akademik danışmanlık hizmetinin planlı biçimde sunulmasının sürecidir. Amaç, öğrencinin müfredata uygun ve mezuniyete yönelik doğru ders seçimi yapmasını ve akademik gelişiminin izlenmesini sağlamaktır.
|
|
Girdiler
|
Akademik Takvim; danışman atama listesi; öğrencinin transkripti ve müfredatı; OBS ders ve dönem işlemleri; Öğrenciler İçin Yol Haritaları
|
|
Çıktılar
|
Onaylanmış ders kayıtları; danışman görüşme kayıtları; mezuniyet durumu riskli öğrenci listesi; dönem sonu danışmanlık raporu
|
|
İlgili Mevzuat / Dokümanlar
|
KİYÜ Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği; Üniversite Akademik Danışmanlık Yönergesi; Bölüm İş Akış Takvimi
|
|
Süreç Riskleri
|
Öğrencinin kayıt tarihini kaçırması; yanlış/eksik ders seçimi (30 AKTS’nin altında kalma, alttan ders alınmaması); ders saati çakışması; danışman onayının gecikmesi; danışman-öğrenci görüşmelerinin kayıt altına alınmaması
|
|
Performans Göstergeleri
|
Süresinde onaylanan ders kaydı oranı; danışman onayı ortalama süresi; ekle-sil sonrası düzeltme talebi sayısı; dönemde öğrenci başına danışman görüşme sayısı; öğrenci memnuniyet anketinde danışmanlık puanı
|
İş Akış Adımları
|
Sıra
|
Sorumlu
|
Faaliyet
|
İlgili Doküman
|
Süre
|
|
1
|
Bölüm Başkanlığı
|
Danışman atamaları yapılır/güncellenir ve web sayfasında ilan edilir
|
Danışman listesi
|
Dönem başı
|
|
2
|
Öğrenci
|
Akademik Takvimdeki sürede OBS üzerinden dersleri seçer ve danışman onayına gönderir
|
OBS ders kayıt ekranı
|
5 gün
|
|
3
|
Danışman
|
Seçimi müfredat, alttan ders, AKTS ve çakışma yönünden kontrol eder; uygunsa onaylar, değilse gerekçeyle iade eder
|
OBS, transkript
|
3 gün
|
|
4
|
Öğrenci / Danışman
|
Ekle-sil haftasında gerekli düzeltmeler yapılır ve onaylanır
|
OBS
|
5 gün
|
|
5
|
Danışman
|
Sorunlu kayıtlar için Bölüm Başkanlığı aracılığıyla ÖİDB’den düzeltme talep edilir
|
Üst yazı
|
2 gün
|
|
6
|
Danışman
|
Dönem içinde en az bir toplu ve gerektiğinde bireysel görüşme yapar; kayıt altına alır
|
Görüşme formu
|
Dönem boyu
|
|
7
|
Bşk. Yrd. (Eğitim-Öğretim)
|
Danışmanlık faaliyetlerini dönem sonunda değerlendirir; sorunları Bölüm Kuruluna taşır
|
Danışmanlık raporu
|
Dönem sonu
|
İş Akışı
|
BAŞLA: Akademik Takvimde ders kayıt döneminin başlaması
|
|
Danışman atamalarının ilanı; öğrencinin OBS’de ders seçimi
|
|
Danışmanın kaydı müfredat, AKTS ve çakışma yönünden incelemesi
|
|
Karar: Kayıt uygun mu? → EVET: onay / HAYIR: gerekçeli iade, öğrenci düzeltir
|
|
Ekle-sil haftasında düzeltmelerin yapılması ve onaylanması
|
|
Karar: OBS’de çözülemeyen sorun var mı? → EVET: Bölüm Başkanlığı aracılığıyla ÖİDB’den düzeltme / HAYIR: devam
|
|
Dönem boyunca danışmanlık görüşmeleri ve kayıt altına alınması
|
|
BİTİŞ: Dönem sonu danışmanlık değerlendirmesi ve raporlama
|
7.3. Ders Muafiyet, İntibak ve Yatay Geçiş İşlemleri
|
Alan
|
Açıklama
|
|
Süreç Kodu / Ana Süreç
|
B.3 / Eğitim ve Öğretim
|
|
Birim
|
İİBF İktisat Bölümü
|
|
Süreç Sorumlusu
|
Muafiyet ve İntibak Komisyonu Başkanı
|
|
Uygulayıcılar
|
Muafiyet ve İntibak Komisyonu üyeleri, Bölüm Kurulu, Bölüm Sekreteri
|
|
Paydaşlar
|
Öğrenciler (yeni kayıt, yatay geçiş, ÇAP/yan dal, DGS), Dekanlık, Fakülte Yönetim Kurulu, ÖİDB
|
|
Toplam Süre
|
Yaklaşık 15 gün (başvuru son tarihinden FYK kararına kadar)
|
|
Süreç Tanımı ve Amacı
|
Daha önce başka bir yükseköğretim kurumunda/programda alınmış derslerin içerik ve kredi eşdeğerliğinin incelenerek muafiyet ve sınıf intibakının yapılması; yatay geçiş başvurularının değerlendirilmesi sürecidir.
|
|
Girdiler
|
Öğrenci dilekçesi; onaylı transkript ve ders içerikleri; Bölüm müfredatı ve ders içerikleri; ilgili yönetmelik ve yönerge; başvuru takvimi
|
|
Çıktılar
|
Komisyon muafiyet-intibak raporu; Bölüm Kurulu kararı; FYK kararı; OBS’ye işlenmiş muafiyetler; öğrenciye tebliğ
|
|
İlgili Mevzuat / Dokümanlar
|
Yükseköğretim Kurumlarında Programlar Arasında Geçiş, ÇAP, Yan Dal ve Kredi Transferi Yönetmeliği; KİYÜ Muafiyet ve İntibak İşlemleri Yönergesi; KİYÜ Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği
|
|
Süreç Riskleri
|
Başvurunun süresinde yapılmaması; eksik belge; ders içeriği eşdeğerliğinde tutarsız değerlendirme; kararın ÖİDB’ye geç bildirilmesi; muafiyetin OBS’ye hatalı işlenmesi
|
|
Performans Göstergeleri
|
Başvuruların takvime uygun sonuçlandırılma oranı; itiraz sayısı ve kabul edilen itiraz oranı; komisyon raporu ile FYK kararı arasındaki ortalama süre
|
İş Akış Adımları
|
Sıra
|
Sorumlu
|
Faaliyet
|
İlgili Doküman
|
Süre
|
|
1
|
Öğrenci
|
Belirlenen tarihe kadar dilekçe, transkript ve ders içerikleri ile Dekanlığa/Bölüme başvurur
|
Dilekçe ve ekleri
|
Takvimdeki son gün
|
|
2
|
Bölüm Sekreteri
|
Başvurular kayda alınır ve Komisyona iletilir
|
EBYS kaydı
|
1 gün
|
|
3
|
Muafiyet ve İntibak Komisyonu
|
Ders içerikleri ve krediler Bölüm müfredatıyla karşılaştırılır; muafiyet ve intibak önerisi raporlanır
|
Komisyon raporu, karşılaştırma tablosu
|
5 gün
|
|
4
|
Bölüm Kurulu
|
Komisyon raporu görüşülür ve karara bağlanır; Dekanlığa sunulur
|
Bölüm Kurulu kararı
|
3 gün
|
|
5
|
Fakülte Yönetim Kurulu
|
Muafiyet ve intibak kararı alınır; ÖİDB’ye gönderilir
|
FYK kararı
|
5 gün
|
|
6
|
ÖİDB / Birim Öğrenci İşleri
|
Muafiyetler OBS’ye işlenir; öğrenciye tebliğ edilir
|
OBS kaydı
|
3 gün
|
|
7
|
Öğrenci / Komisyon
|
İtiraz hâlinde Komisyon yeniden inceler ve Bölüm Kuruluna sunar
|
İtiraz dilekçesi
|
5 gün
|
İş Akışı
|
BAŞLA: Öğrencinin muafiyet / intibak / yatay geçiş başvurusu
|
|
Karar: Başvuru süresinde ve belgeler tam mı? → HAYIR: eksik tamamlatılır veya başvuru reddedilir / EVET: devam
|
|
Komisyonun ders içerik ve kredi eşdeğerliğini incelemesi ve rapor hazırlaması
|
|
Bölüm Kurulunda görüşülmesi ve Dekanlığa sunulması
|
|
Fakülte Yönetim Kurulu kararı ve ÖİDB’ye bildirim
|
|
Muafiyetlerin OBS’ye işlenmesi ve öğrenciye tebliği
|
|
Karar: Öğrenci itiraz etti mi? → EVET: Komisyon yeniden inceler / HAYIR: devam
|
|
BİTİŞ: Rapor ve kararların arşivlenmesi
|
7.4. Program Çıktılarının İzlenmesi ve Programın Güncellenmesi
|
Alan
|
Açıklama
|
|
Süreç Kodu / Ana Süreç
|
B.5 ★ / Eğitim ve Öğretim
|
|
Birim
|
İİBF İktisat Bölümü
|
|
Süreç Sorumlusu
|
Eğitim-Öğretim Alt Komisyonu Başkanı
|
|
Uygulayıcılar
|
Eğitim-Öğretim Alt Komisyonu, ders sorumluları, Bölüm Kurulu, Bologna/OBS ders bilgi paketi sorumlusu
|
|
Paydaşlar
|
Öğrenciler, mezunlar, Birim Danışma Kurulu (işverenler, kamu kurumları), Dekanlık, Senato, Kalite Koordinatörlüğü, STAR
|
|
Toplam Süre
|
Yıllık döngü (izleme: Bahar dönemi sonu; güncelleme kararları: Haziran–Ağustos; yürürlük: izleyen Güz dönemi)
|
|
Süreç Tanımı ve Amacı
|
Program Eğitim Amaçları (PEA) ve Program Öğrenme Çıktılarına (PÖÇ) ulaşma düzeyinin ders kazanımları, ölçme-değerlendirme sonuçları ve paydaş geri bildirimleriyle izlenmesi; müfredat, ders içerikleri, AKTS/iş yükü ve ders–program çıktı matrislerinin kanıta dayalı olarak güncellenmesi sürecidir.
|
|
Girdiler
|
PÖÇ–ders kazanım matrisi; ders başarı ve not dağılımları; öğrenci ders değerlendirme anketleri; mezun ve işveren anketleri; Danışma Kurulu tavsiyeleri; TYYÇ ve alan yeterlilikleri; STAR ölçütleri; YÖK Atlas verileri
|
|
Çıktılar
|
Yıllık program izleme raporu; güncellenmiş müfredat ve ders içerikleri; güncellenmiş Bologna ders bilgi paketleri; Bölüm Kurulu ve Fakülte Kurulu kararları; web sayfasında yayımlanmış program çıktıları ve matrisler
|
|
İlgili Mevzuat / Dokümanlar
|
YÖKAK Ölçütleri (B.1 Program Tasarımı, Değerlendirmesi ve Güncellenmesi); Türkiye Yükseköğretim Yeterlilikler Çerçevesi; KİYÜ Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği; Üniversite Ders Bilgi Paketi Hazırlama Esasları
|
|
Süreç Riskleri
|
İzlemenin sadece anket verisine dayanması; ders sorumlularının kazanım-çıktı eşleştirmesini güncellememesi; güncellemelerin intibak sorunları yaratması; Bologna bilgi paketlerinin güncel kalmaması; paydaş geri bildiriminin karara dönüşmemesi
|
|
Performans Göstergeleri
|
PÖÇ hedef sağlanma düzeyi (ölçek üzerinden yıllık); kazanım–çıktı matrisi güncel ders oranı (%100 hedef); Bologna paketi güncellik oranı; yılda yapılan kanıta dayalı program güncelleme sayısı; Danışma Kurulu tavsiyelerinin karara dönüşme oranı
|
İş Akış Adımları
|
Sıra
|
Sorumlu
|
Faaliyet
|
İlgili Doküman
|
Süre
|
|
1
|
Ders sorumluları
|
Dönem sonunda dersin kazanımlarının ilgili PÖÇ’lere katkısını not dağılımı ve değerlendirme araçlarıyla raporlar
|
Ders dosyası, kazanım değerlendirme formu
|
Dönem sonu
|
|
2
|
Paydaş İlişkileri ve Memnuniyet Kom.
|
Öğrenci, mezun ve işveren anket sonuçlarını analiz ederek Eğitim-Öğretim Alt Komisyonuna iletir
|
Anket analiz raporu
|
15 gün
|
|
3
|
Eğitim-Öğretim Alt Komisyonu
|
Verileri birleştirerek PÖÇ sağlanma düzeyini hesaplar; yıllık program izleme raporunu ve güncelleme önerilerini hazırlar
|
Program izleme raporu, PÖÇ–ders matrisi
|
20 gün
|
|
4
|
Birim Danışma Kurulu
|
Rapor ve öneriler görüşülür; dış paydaş tavsiyeleri alınır
|
Danışma Kurulu tutanağı
|
Toplantı günü
|
|
5
|
Bölüm Kurulu
|
Müfredat/ders içeriği/AKTS güncellemeleri karara bağlanır; Dekanlığa sunulur
|
Bölüm Kurulu kararı
|
5 gün
|
|
6
|
Fakülte Kurulu / Senato
|
Güncellemeler onaylanır
|
Kurul kararları
|
Üniversite takvimi
|
|
7
|
Bologna sorumlusu / ders sorumluları
|
Ders bilgi paketleri ve web sayfasındaki çıktı matrisleri güncellenir
|
OBS Bologna modülü, web sayfası
|
15 gün
|
|
8
|
Kalite Komisyonu
|
Güncellemenin etkisi izleyen yılın izleme döngüsünde değerlendirilir
|
ÖDR
|
Yıllık
|
İş Akışı
|
BAŞLA: Bahar dönemi sonunda izleme döngüsünün başlatılması
|
|
Ders sorumlularının kazanım değerlendirme formlarını teslim etmesi
|
|
Anket ve paydaş geri bildirimlerinin analizi
|
|
PÖÇ sağlanma düzeyinin hesaplanması ve program izleme raporunun hazırlanması
|
|
Karar: Hedef düzeyin altında kalan PÖÇ veya paydaş talebi var mı? → HAYIR: rapor arşivlenir, döngü kapanır / EVET: güncelleme önerisi hazırlanır
|
|
Birim Danışma Kurulu görüşü ve Bölüm Kurulu kararı
|
|
Fakülte Kurulu / Senato onayı
|
|
Bologna bilgi paketleri ve web sayfasının güncellenmesi; öğrencilere duyurulması
|
|
BİTİŞ: Güncellemenin etkisinin izleyen yıl değerlendirilmesi
|
7.5. Kalite Güvence Sisteminin Yönetimi ve Öz Değerlendirme Raporu (ÖDR) Hazırlama
|
Alan
|
Açıklama
|
|
Süreç Kodu / Ana Süreç
|
A.1 ★ / Liderlik, Yönetişim ve Kalite
|
|
Birim
|
İİBF İktisat Bölümü
|
|
Süreç Sorumlusu
|
Bölüm Kalite Koordinatörü
|
|
Uygulayıcılar
|
Kalite Komisyonu, alt komisyon başkanları
|
|
Paydaşlar
|
Bölüm Başkanı, öğretim elemanları, öğrenciler, Dekanlık, Üniversite Kalite Koordinatörlüğü ve Kalite Komisyonu, YÖKAK, STAR
|
|
Toplam Süre
|
Yıllık döngü (veri toplama: Haziran–Ağustos; rapor yazımı: Eylül–Ekim; onay ve yayım: Kasım; Üniversite KİDR takvimine uyumlu)
|
|
Süreç Tanımı ve Amacı
|
Bölümün kalite güvence sisteminin işletilmesi; YÖKAK ve STAR ölçütleri doğrultusunda Bölüm Öz Değerlendirme Raporunun kanıta dayalı olarak hazırlanması; güçlü ve gelişmeye açık yönlerin belirlenerek PUKÖ Eylem Planına dönüştürülmesi sürecidir.
|
|
Girdiler
|
YÖKAK ölçütleri ve KİDR kılavuzu; STAR öz değerlendirme formları; alt komisyon yıl sonu raporları; anket analizleri; performans gösterge verileri; bir önceki ÖDR ve eylem planı; kanıt arşivi
|
|
Çıktılar
|
Bölüm Öz Değerlendirme Raporu; kanıt listesi ve bağlantıları; PUKÖ Eylem Planı; web sayfasında yayımlanmış rapor; Dekanlığa/Kalite Koordinatörlüğüne iletilen özet
|
|
İlgili Mevzuat / Dokümanlar
|
Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve YÖKAK Yönetmeliği; YÖKAK Kurumsal Dış Değerlendirme ve Akreditasyon Ölçütleri; KİYÜ Kalite Güvencesi Yönergesi ve Kalite El Kitabı; STAR Ölçütleri
|
|
Süreç Riskleri
|
Kanıtların dağınık ve erişilemez olması; raporun kanıttan çok betimlemeye dayanması; alt komisyon raporlarının gecikmesi; eylem planının izlenmemesi; raporun yayımlanmaması
|
|
Performans Göstergeleri
|
ÖDR’nin takvimde tamamlanma durumu; kanıtla desteklenen ölçüt oranı; PUKÖ Eylem Planı maddelerinin tamamlanma oranı; dış değerlendirme bulgularına göre kapatılan gelişmeye açık yön sayısı
|
İş Akış Adımları
|
Sıra
|
Sorumlu
|
Faaliyet
|
İlgili Doküman
|
Süre
|
|
1
|
Kalite Koordinatörü
|
Yıllık kalite takvimi ve ÖDR hazırlama planı duyurulur; alt komisyonlardan raporlar istenir
|
Kalite takvimi, görev yazısı
|
Haziran
|
|
2
|
Alt komisyon başkanları
|
Yıl sonu faaliyet raporları ve kanıtlar teslim edilir
|
Komisyon raporları
|
30 gün
|
|
3
|
Arşiv Sorumlusu
|
Kanıtlar kodlanır, kanıt listesi ve bağlantıları oluşturulur
|
Kanıt listesi
|
15 gün
|
|
4
|
Kalite Komisyonu
|
Ölçüt bazında taslak ÖDR yazılır; güçlü ve gelişmeye açık yönler belirlenir
|
Taslak ÖDR
|
30 gün
|
|
5
|
Bölüm Kurulu
|
Taslak görüşülür, PUKÖ Eylem Planı karara bağlanır
|
Bölüm Kurulu kararı, Eylem Planı
|
5 gün
|
|
6
|
Bölüm Başkanı
|
ÖDR onaylanır; Dekanlığa ve Kalite Koordinatörlüğüne iletilir
|
Üst yazı
|
3 gün
|
|
7
|
Kalite Koordinatörü
|
ÖDR ve Eylem Planı web sayfasında yayımlanır; paydaşlara duyurulur
|
Web sayfası
|
5 gün
|
|
8
|
Kalite Komisyonu
|
Eylem Planı altı ayda bir izlenir; sonuçlar bir sonraki ÖDR’ye girdi oluşturur
|
İzleme tablosu
|
6 ayda bir
|
İş Akışı
|
BAŞLA: Yıllık kalite takviminin duyurulması
|
|
Alt komisyon raporlarının ve kanıtların toplanması
|
|
Karar: Rapor ve kanıtlar eksiksiz mi? → HAYIR: eksikler tamamlatılır / EVET: devam
|
|
Kanıtların kodlanması ve kanıt listesinin oluşturulması
|
|
Taslak ÖDR’nin ölçüt bazında yazılması
|
|
Bölüm Kurulunda görüşülmesi ve PUKÖ Eylem Planının kararlaştırılması
|
|
Bölüm Başkanı onayı; Dekanlık ve Kalite Koordinatörlüğüne iletilmesi
|
|
Web sayfasında yayımlanması ve paydaşlara duyurulması
|
|
BİTİŞ: Eylem Planının altı aylık izlenmesi
|
8. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ VE İZLEME
Süreç performansı, aşağıdaki gösterge setiyle izlenir. Göstergelerin veri kaynağı, ölçüm sıklığı ve sorumlusu tanımlanmıştır; hedef değerler her yıl Bölüm Kurulunca PUKÖ Eylem Planı ile birlikte belirlenir ve ÖDR’de raporlanır. Gösterge değerleri Kalite Koordinatörü tarafından “Süreç Performans İzleme Tablosu”nda birleştirilir.
|
Kod
|
Gösterge
|
Veri Kaynağı
|
Sıklık
|
Sorumlu
|
|
A.1
|
PUKÖ Eylem Planı maddelerinin tamamlanma oranı (%)
|
Eylem Planı izleme tablosu
|
6 ayda bir
|
Kalite Koordinatörü
|
|
A.2
|
ÖDR’nin takvimde tamamlanması (evet/hayır) ve kanıtla desteklenen ölçüt oranı
|
ÖDR, kanıt listesi
|
Yıllık
|
Kalite Komisyonu
|
|
A.3
|
Web sayfası Kalite sekmesinin güncellik durumu (güncel sayfa oranı)
|
Web sayfası denetim listesi
|
6 ayda bir
|
Kalite Koordinatörü
|
|
B.1
|
Ders dağılımının takvimde tamamlanma durumu; program çakışma sayısı
|
Kurul kararları, OBS
|
Dönemlik
|
Bşk. Yrd.
|
|
B.2
|
Süresinde onaylanan ders kaydı oranı; öğrenci başına danışman görüşme sayısı
|
OBS, görüşme formları
|
Dönemlik
|
Bşk. Yrd.
|
|
B.3
|
Muafiyet-intibak başvurularının takvime uygun sonuçlanma oranı
|
Komisyon raporları
|
Dönemlik
|
Muafiyet ve İntibak Kom.
|
|
B.5
|
PÖÇ hedef sağlanma düzeyi; kazanım–çıktı matrisi güncel ders oranı; Bologna paketi güncellik oranı
|
Program izleme raporu, OBS Bologna
|
Yıllık
|
Eğitim-Öğretim Alt Kom.
|
|
B.6
|
Notların süresinde girilme oranı; not itirazı sayısı ve kabul oranı
|
OBS, FYK kararları
|
Dönemlik
|
Bşk. Yrd.
|
|
B.7
|
Oryantasyon ve sosyal-kültürel etkinlik sayısı ve katılımcı sayısı
|
Etkinlik raporları
|
Yıllık
|
Bşk. Yrd.
|
|
C.1
|
Proje başvuru ve kabul sayısı; dış kaynaklı destek tutarı
|
BAP/TÜBİTAK kayıtları
|
Yıllık
|
Bşk. Yrd.
|
İzleme takvimi: Dönemlik göstergeler Şubat ve Temmuz aylarında, yıllık göstergeler ÖDR hazırlık döneminde (Eylül–Ekim) ölçülür. Hedefin altında kalan göstergeler için ilgili süreç sorumlusu bir sapma analizi ve iyileştirme önerisi hazırlayarak Kalite Komisyonuna sunar.
9. SÜREÇ RİSKLERİ VE İYİLEŞTİRME MEKANİZMASI
9.1. Süreç Risklerinin Yönetimi
Her süreç kartında tanımlanan riskler, Birim İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komisyonu tarafından yılda bir kez olasılık ve etki düzeyine göre değerlendirilerek Bölüm Risk Kayıt Formuna işlenir. Yüksek düzeyli riskler için kontrol faaliyeti ve sorumlusu belirlenir; sonuçlar Bölüm Kuruluna raporlanır. Bölüm düzeyinde öne çıkan süreç riskleri ve kontrol faaliyetleri aşağıda özetlenmiştir.
|
Risk Alanı
|
Risk
|
Düzey
|
Kontrol Faaliyeti
|
Sorumlu
|
|
Takvim uyumu
|
Ders dağılımı, sınav programı, muafiyet kararları gibi takvime bağlı süreçlerde gecikme
|
Yüksek
|
İş Akış Takviminin dönem başında ilanı; Bölüm Sekreteri tarafından hatırlatma; dönemlik gerçekleşme kontrolü
|
Bölüm Başkanı
|
|
Program güncelliği
|
Ders kazanımları, matrisler ve Bologna paketlerinin güncel tutulmaması
|
Orta
|
Yıllık program izleme döngüsü; ders sorumlusuna dönem başı güncelleme hatırlatması; güncellik kontrol listesi
|
Eğitim-Öğretim Alt Kom.
|
|
İnsan kaynağı
|
Komisyon görevlerinin az sayıda öğretim elemanında yoğunlaşması; görev değişimlerinde bilgi kaybı
|
Orta
|
Görev dağılımının yıllık gözden geçirilmesi; devir-teslim dosyası; Süreç Yönetimi Belgesinin yazılı rehber olarak kullanılması
|
Bşk. Yrd.
|
|
Veri güvenliği
|
Öğrenci ve personel verilerinin anket ve arşiv süreçlerinde yetkisiz erişime açık olması
|
Orta
|
Anonim anketler; yetkili erişim sınırlaması; KVKK aydınlatma metinleri
|
Kalite Koordinatörü
|
9.2. İyileştirme Mekanizması
İyileştirme ihtiyacı; performans göstergelerindeki sapmalar, paydaş geri bildirimleri, iç kontrol bulguları, ÖDR değerlendirmeleri ve dış değerlendirme (YÖKAK, STAR) raporları aracılığıyla tespit edilir. İyileştirme süreci aşağıdaki adımlarla yürütülür:
- Tespit: Süreç sorumlusu veya Kalite Komisyonu iyileştirme ihtiyacını gerekçesi ve kanıtıyla birlikte kayıt altına alır.
- Analiz: Kök neden analizi yapılır; sorunun süreç tasarımından mı, uygulamadan mı yoksa kaynak yetersizliğinden mi kaynaklandığı belirlenir.
- Önceliklendirme: Kalite Komisyonu, iyileştirme önerilerini dış değerlendirme ölçütleriyle ilişkisi, etki alanı ve uygulanabilirliğine göre sıralar.
- Karar: Bölüm Kurulu iyileştirme faaliyetini, sorumlusunu ve süresini karara bağlar; faaliyet PUKÖ Eylem Planına eklenir.
- Uygulama ve izleme: Faaliyet uygulanır; Kalite Komisyonu altı aylık izlemelerde tamamlanma durumunu ve etkisini değerlendirir.
- Standartlaştırma: Etkili bulunan iyileştirme, ilgili iş akışına ve bu belgeye işlenerek kalıcı hâle getirilir; sonuç paydaşlarla paylaşılır.
10. DOKÜMANTASYON, KANIT YÖNETİMİ VE REVİZYON
10.1. Doküman ve Kanıt Yönetimi
Süreçlere ilişkin tüm kanıtlar, Kalite Belgelendirme ve Arşiv Sorumlusu tarafından ana süreç ve alt süreç koduna göre (örn. B.5-2026-03) kodlanarak Bölümün ortak dijital arşivinde saklanır ve dış değerlendirmeye hazır tutulur. Kurul kararları ve yazışmalar EBYS üzerinden, öğrenci işlemleri OBS üzerinden, memnuniyet ve geri bildirimler BKYS üzerinden kayıt altına alınır. Kamuoyuyla paylaşılması uygun olan belgeler (komisyonlar, İş Akış Takvimi, ÖDR, program çıktıları, Süreç Yönetimi Belgesi) Bölüm web sayfasının Kalite sekmesinde yayımlanır.
|
Doküman Türü
|
Üretildiği Süreç
|
Saklama Ortamı
|
Saklama Süresi
|
Sorumlu
|
|
Bölüm Kurulu ve komisyon kararları/tutanakları
|
Tüm süreçler
|
EBYS + dijital arşiv
|
Süresiz
|
Bölüm Sekreteri / Arşiv Sorumlusu
|
|
ÖDR, BİDR, PUKÖ Eylem Planı
|
A.1
|
Dijital arşiv + web sayfası
|
Süresiz
|
Kalite Koordinatörü
|
|
Ders dosyaları, kazanım değerlendirme formları
|
B.5, B.6
|
Dijital arşiv
|
Program döngüsü boyunca (en az 5 yıl)
|
Ders sorumluları
|
|
Araştırma ve toplumsal katkı performans raporları
|
C.1
|
Dijital arşiv + web sayfası
|
Süresiz
|
İlgili komisyon başkanları
|
|
Süreç Yönetimi Belgesi ve revizyonları
|
A.1 / E.2
|
Dijital arşiv + web sayfası
|
Süresiz (tüm versiyonlar)
|
Kalite Koordinatörü
|
10.2. Belgenin Gözden Geçirilmesi ve Revizyonu
Bu belge, Kalite Komisyonu tarafından her akademik yılın sonunda (Haziran–Temmuz) gözden geçirilir. Mevzuat değişikliği, organizasyon yapısında değişiklik, yeni bir sürecin tanımlanması, performans sapmaları veya dış değerlendirme bulguları revizyon gerekçesi sayılır. Revizyon önerileri Bölüm Kurulunda görüşülerek karara bağlanır; güncellenen belge yeni versiyon numarasıyla (V1.1, V2.0 vb.) web sayfasında yayımlanır ve önceki versiyonlar arşivde saklanır. Küçük düzeltmeler (isim, tarih, bağlantı) ondalık versiyon; süreç tasarımını değiştiren güncellemeler tam sayı versiyon artışı ile gösterilir.
|
Versiyon
|
Tarih
|
Revizyon Açıklaması
|
Hazırlayan
|
Onaylayan
|
|
V1.0
|
Ekim 2026
|
İlk yayım
|
Bölüm Kalite Komisyonu
|
Bölüm Kurulu / Bölüm Başkanı
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10.3. Yürürlük
Bu belge, Bölüm Kurulunun kabulü ve Bölüm Başkanının onayı ile yürürlüğe girer. Belge hükümlerini Bölüm Başkanı yürütür.
|
Hazırlayan
|
Kontrol Eden
|
Onaylayan
|
|
Bölüm Kalite Komisyonu
Tarih / İmza
|
Bölüm Kalite Koordinatörü
Tarih / İmza
|
Bölüm Başkanı
Tarih / İmza
|
